Penerapan Sistem Persuratan Elektronik Menuju Layanan Efektif

Kota Magelang – Guna meningkatkan profesionalitas dan inovasi di bidang tata persuratan dan kearsipan Kantor Kementerian Agama Kota Magelang mengadakan Bimbingan Teknis Tata Persuratan Dinas Elektronik di Hotel Trio Jl. Jend. Sudirman Nomor 72 Kel. Magersari Kec. Magelang Selatan Kota Magelang, (Rabu, 22/12).

Bimbingan Teknis Tata Persuratan Dinas Elektronik yang diikuti oleh 60 orang pelaksana arsip dan persuratan perwakilan dari masing-masing seksi, masing-masing madrasah se-Kota Magelang dan juga para kepala seksi dan kepala madrasah baik negeri maupun swasta.

Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Magelang Kemenag saat membuka acara mengemukakan bahwa “Kini Aparatur Sipil Negara (ASN) harus memposisikan diri sebagai pelayan masyarakat, dan ketika melakukan layanan pun juga harus secara profesional. Dilaksanakannya bimbingan teknis ini tak lain adalah untuk  meningkatkan kompetensi  di bidang tata persuratan dan kearsipan,” jelas Sofia Nur.

“Secara umum pembinaan administrasi adalah untuk meningkatkan profesionalisme yang didukung dengan informasi yang valid dalam meningkatkan kualitas pelayanan perkantoran, sehingga tercipta penatan arsip yang baik. Administasi perkantoran indentik dengan penataan tata persuratan yang mengatur bagaimana tata cara pembuatan surat sebagai sarana komunikasi yang sangat penting,” tutur Sofia Nur berikutnya.

Maria Ariani yang didaulat menjadi narasumber mengatakan “Setiap kantor tidak bisa dipisahkan dari surat dan kearsipan, karena itu perlu adanya tata kelola yang baik dan rapi dan benar. Persuratan menjadi hal yang tak terlepas dari aktivitas keseharian instansi pemerintah. Surat-menyurat menjadi media komunikasi tertulis antar instansi pemerintah ataupun masyarakat, sehingga surat masih menjadi rujukan utama pada setiap aktivitas di instansi pemerintah. Persuratan di instansi pemerintah secara umum masih berjalan manual, tidak seimbang dengan intensitas persuratan yang makin tinggi dan menuntut kecepatan waktu”.

“Kemajuan teknologi menjadi bagian tak terpisahkan dari pengelolaan tata persuratan. Sistem Persuratan Elektronik menjadi solusi yang dapat diterapkan pada kondisi saat ini.  Beberapa manfaat jika menerapkan sistem persuratan elektronik yakni pengarsipan surat secara elektronik, menghemat anggaran belanja, disposisi dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun, mempercepat pencarian dokumen surat, koordinasi semakin mudah, serta memudahkan tracking disposisi,” terang Maria kemudian.  

Harapannya, peserta Bimtek bisa memahami perannya dalam pengelolaan tata persuratan dinas elektronik dilingkungan kerjanya masing-masing sehingga penataan surat dan arsip sesuai prinsip-prinsip yang berlaku di Kementerian Agama. (Hari).