Arsip dan Tata Surat, Kendali Utama Administrasi Perkantoran

Salatiga – Guna meningkatkan pemahaman dan pengetahuan tentang administrasi dan manajemen perkantoran, Kantor Kementerian Agama (Kemenag) Kota Salatiga pada Kamis (15/11) melaksanakan kegiatan Rapat Koordinasi Administrasi Kearsipan di lingkungan Seksi Bimas Islam yang bertempat di aula Kantor  Kementerian Agama kota Salatiga. Kegiatan diikuti peserta yang terdiri Kepala Seksi, Pegawai Kantor Kemenag,  unsur KUA serta pengelola tata persuratan pada masing-masing satker, dengan menghadirkan narasumber Kepala Kantor Kemenag Kota Salatiga..

Kepala  Kemenag, Fahrudin dalam arahannya ketika membuka kegiatan tata persuratan dan kearsipan tersebut mengatakan bahwa administrasi dan manajemen perkantoran tidak lepas dari adanya tata kelola kearsipan dan tata persuratan. Perkembangannya terus mengalami peningkatan dari tahun ke tahun berdasarkan kemajuan teknologi dan informasi yang berkembang di era globalisasi seperti saat ini.

“Rakor ini merupakan suatu langkah yang strategis, karena dengan adanya Rakor tata persuratan dan kearsipan ini diharapkan dapat memberikan bekal untuk mengatasi tantangan yang bakal dihadapi, khususnya dalam pengelolaan arsip dinamis maupun arsip statis,” ungkap Kepala Kantor.

Fahrudin menjelaskan tentang pengelolaan kearsipan yang sangat krusial dalam manajemen pengelolaan perkantoran. Arsip sendiri merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Karenanya, diharapkan pengelolaan kearsipan harus memahami dan menjaga dokumen-dokumen yang penting, dan apabila diperlukan dokumen yang sifatnya penting dan rahasia dapat digunakan sebagaimana mestinya.

“Administrasi tata persuratan sendiri tentu sangat krusial dan menentukan elok atau tidak sebuah wajah dari intansi itu. Diperlukan ketelitian dan telaah yang baik dan benar, terutama pada surat yang bersifat keluar, karena surat seperti ini sangat bersifat dengan hubungan yang baik dengan instansi, kantor maupun lembaga di luar kantor Kemenag,“ ujar Fahrudin

Ditambahkan oleh Fahrudin bahwasanya Kemenag Salatiga memang kekurangan jumlah pegawai, namun hal tersebut bisa tertupi dengan meningkatkan kualitas SDM yang ada melalui kegiatan pembinaan dan bimbingan sebagaimana halnya kegiatan ini.

“Masalah tata persuratan dan kearsipan sangat penting bagi kita sebagai pegawai untuk terus mengikuti aturan yang terbaru. Melalui kegiatan ini kedepannya format surat dan penataan arsip dinas di semua satker di Lingkungan Kemenag Kota Salatiga  bisa seragam sebagaimana KMA yang saat ini berlaku yakni KMA No. 8 & 9 Tahun 2016,” imbuhnya.

Dalam hal administrasi kearsipan Nikah Rujuk (NR), Kasi Bimas Islam Nurcholis, berpesan agar para pengelola kearsipan di KUA senantiasa teliti dan sungguh-sungguh dalam menyimpan dan mengarsipkan dokumen yang berkaitan dengan hasil  pencatatan Nikah/ Rujuk. (KK-Nurch/gt)