Jadwal Retensi Arsip Sebagai Upaya Wujudkan Tertib Administrasi Kearsipan

Salatiga — Tugas unit kearsipan Kankemenag Kab/Kota salah satunya adalah memberikan bimbingan kearsipan di lingkungan Kankemenag Kab/Kota. Menindaklanjuti hal tersebut, Arsiparis Kemenag Kota Salatiga Dwi Suryani melaksanakan kegiatan Pembinaan dan Sosialisasi KMA No.120 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Dan Substantif di Seksi Pendidikan Madrasah Kantor Kementerian Agama Kota Salatiga, Jumat (28/05).

Setelah sebelumnya melakukan monitoring dan pembinaan di KUA, Arsiparis Dwi Suryani memberikan pembinaan di Seksi Pendidikan Madrasah, mengingat penataan arsip belum dikelola dengan baik dan terorganisir. Tertatanya arsip dengan baik dan benar, akan berdaya guna dan berhasil guna serta menjamin terselamatkannya arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional. Dwi Suryani juga menjelaskan, dengan adanya retensi arsip, akan dapat diklasifikasi arsip mana saja yang dapat dimusnahkan, dipermanenkan, atau dinilai kembali.

Untuk diketahui, dalam Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 dijelaskan pengertian arsip ialah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Sedangkan Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Selain memberikan pembinaan tentang penataan arsip, Dwi Suryani juga mensosialisasikan buku pedoman berupa salinan KMA No.120 Tahun 2013 kepada pengadministrasi dan pengelola arsip di Seksi Pendidikan Madrasah Kantor Kementerian Agama Kota Salatiga .

Menurut Dwi Suryani, kegiatan  tersebut merupakan  salah satu upaya untuk mewujudkan tertib administrasi dan dinamisasi sistem kearsipan agar sesuai dengan prinsip, kaidah standar kearsipan serta arsip dapat tertata dengan baik dan rapi, agar tercipta ruangan kerja yang bersih dan nyaman, tanpa adanya tumpukan kertas yang semestinya berada dalam boks arsip  menjadi inaktif  ataupun masa retensinya sudah habis sehingga sudah harus usul musnah. (Humas/Fitri-Khusnul-Dwi)