Muh Habib: Surat Dinas, Cerminan Sebuah Instansi

Semarang – Sebagai upaya meningkatkan pemahaman dan pengetahuan Aparatur Sipil Negara Kementerian Agama Kota Semarang terhadap KMA Nomor 9 tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama, Kemenag Kota Semarang melalui Subbag Tata Usaha menyelenggarakan kegiatan yang dikemas dalam Rapat Koordinasi Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan. Kegiatan yang diikuti 35 peserta terdiri dari utusan saker Kemenag, KUA dan madrasah negeri se-Kota Semarang ini bertempat di ruang rapat kantor setempat, Selasa (04/04).

Ketika memberikan pengarahan Kakankemenag Muh Habib mengatakan, adanya peraturan terbaru terkait dengan tata persuratan Kemenag adalah merupakan penyempurnaan dari peraturan lama. Hal ini perlu dilakukan, menurutnya dalam rangka tertib administrasi kedinasan serta efisiensi komunikasi dan informasi antar unit organisasi.

“Sebagai instansi pemerintah, terdapat aturan yang harus diikuti, termasuk juga dalam pembuatan surat dinas Kementerian Agama. Surat dinas adalah surat resmi, yang merupakan cerminan sebuah instansi. Dengan selembar kertas surat dinas, dapat mempengaruhi citra instansi,” papar Kakankemenag.

Oleh karenanya ia menuturkan bahwa yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat dinas antara lain adalah harus cermat dan teliti, menggunakan kaidah bahasa yang baku, memakai kalimat yang jelas, singkat dan padat, tidak bertele- tele, alur pemikirannya logis dan runtut.

Dalam laporannya, Kasubbag Tata Usaha, Labib menyampaikan bahwa dasar pelaksanaan kegiatan ini adalah Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah dan Peraturan Menteri Agama (PMA) Nomor 4 Tahun 2016 tentang Pencabutan PMA 16 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Kementerian Agama.

Labib menuturkan bahwa kegiatan ini merupakan kedua kalinya, setelah tahun 2016 juga pernah dilaksanakan kegiatan yang sama. “Meski tema kegiatannya sama, namun pesertanya berbeda, bergantian” ujar Kasubbag TU. Dengan adanya tambahan pengetahuan, diharapkan peserta dapat mengimplementasikan dalam kinerja sehari-hari. “Setiap peserta mendapatkan buku materi yang bisa dijadikan pedoman, lengkap dengan contohnya,” ujarnya. (ch/gt)