Penerapan Absensi Barcode pada Integrasi Petugas Haji

Boyolali (PHU) – Ada yang berbeda pada kegiatan pelatihan dan pembekalan terintegrasi petugas yang mendampingi jemaah haji (TPHI, TPIHI dan TKHI) Embarkasi Solo Tahun 1439 H/2018 M yang berlangsung mulai tanggal 30 April sampai dengan 9 Mei 2018, pada tahun-tahun sebelumnya seluruh peserta kegiatan hanya menggunakan presensi manual, untuk tahun ini kegiatan pelatihan petugas haji jika “menitip” tanda tangan presensi sebelum masuk kelas tidak dapat dilakukan, disebabkan menerapkan sistem barcode untuk presensinya. Sistem barcode ini baru diberlakukan oleh pihak Kementerian Agama bagi petugas Tim Pemandu Haji Indonesia (TPHI) dan Tim Pembimbing Ibadah Haji Indonesia (TPIHI).

“Absen barcode dibuat agar absen peserta lebih praktis dan lebih cepat pelaksanaannya, karena kita sudah memasuki dunia digital, dan sedikit demi sedikit meninggalkan model manual,” dijelaskan Zainal Fatah selaku Wakil Ketua kegiatan yang dilaksanakan di Asrama haji Donohudan Boyolali, Sabtu (05/05)

Saat peserta menunjukkan kartu ID-card, setelah itu apabila mesin pembaca barcode sudah memberikan indikator bunyi pada alatnya, secara otomatis biodata peserta terlihat di layar laptop yang dipasang di sebelah mesin barcode tersebut.

Data barcode yang digunakan panitia berasal dari database peserta waktu rekrutmen pendaftaran haji online melalui www.petugashaji.id.

“Kendala yang pasti adalah kegiatan di kelas kecil yang terpisah pisah, karena membutuhkan peralatan sebanyak sejumlah kelas. Akhirnya absen barcode sebelum memasuki kelas kecil tetap dilakukan dikelas besar atau sekretariat,” ujar Zainal.

Dari layar laptop itu bisa diketahui siapa saja yang presensi secara real-time dan dapat langsung dicetak setelah sesi berakhir. Peserta yang tidak mengikuti sesi tidak bisa menitipkan absen begitu saja karena harus membawa ID-card masing-masing. 

Meskipun kegiatan belajar mengajar sudah dalam bentuk kelas-kelas kecil dan bertempat di beberapa gedung yang terpisah, peserta pelatihan tetap antusias untuk melakukan absensi menuju sekretariat.

“Harapannya absen barcode bisa  digunakan oleh semua kepanitiaan agar panitia bisa lebih praktis dalam mengetahui kehadiran peserta melalui absen barcode,” harapnya.

Dengan sistem barcode ini memudahkan dalam proses administrasi kegiatan dan sesi pertemuan selesai, laporan kehadiran setiap kelas dapat dilihat langsung oleh panitia. Semua dokumen yang dibutuhkan panitia juga dapat diunduh sewaktu-waktu apabila dibutuhkan. (djs/gt).