SOP bentuk kepastian kegiatan

Cilacap – Aparatur Kantor Kementerian Agama Kabupaten Cilacap, Selasa (30/12) di Aula Kankemenag Kab. Cilacap mendapat bimbingan khusus pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) dari Analis Kepegawaian Ahmad Iskak.

Sebagai tindak lanjut atas temuan tim audit yang beranggotakan delapan personil aparatur Inspektorat Jenderal Kementerian Agama Republik Indonesia, selama delapan hari yakni 12-19 Desember 2014 lalu. Salah satu hasil temuannya yakni, belum adanya SOP tiap kegiatan yang dilaksanakan oleh panitia, terutama yang berhubungan langsung dengan masyarakat umum.

Pengertian yang ada selama ini, SOP dibuat berdasarkan tugas pokok dan fungsi masing-masing jabatan fungsional umum dari tiap Seksi. Secara prosedural, sebenarnya tiap kegiatan sudah dilaksanakan sesuai prosedur, yakni terdapat pre-test dan post-test untuk mengetahui dampak atau hasil dari kegiatan yang telah dilaksanakan, kekurangannya hanya SOP belum dibuat secara tertulis, demikian ungakap Ahmad Iskak atas temuan tim audit.

Ketentuan dan fungsi

SOP merupakan sebuah prosedur yang berdiri sendiri, tetapi sangat erat kaitannya dengan analisa jabatan seseorang. Di dalam SOP melibatkan seistem, dan penyusunya adalah pelaksana kegiatan itu sendiri, kemudian diperiksa oleh atasan langsung dan disyahkan oleh Kepala Satker. SOP kegiatan dibuat berdasarkan alokasi DIPA yang tersedia di satuan kerja masing-masing dan disosialisasikan atau dipublikasikan. Tujuannya agar masyarakat mengetahui, misalnya akan mendaftar haji, apa persyaratannya, prosesnya bagaimana dan berapa waktu yang diperlukan. Dengan publik mengetahui, maka tidak akan ada lagi keluhan yang disampaikan karena segala sesuatunya sudah jelas.

Revisi SOP dilakukan manakala terdapat perubahan aturan. Salah satu fungsi SOP adalah ketika terjadi pergantian personil dalam sebuah jabatan atau kegiatan, maka yang menggantikan tidak mengalami kebingungan akan apa-apa yang harus dilaksanakan selanjutnya dalam jabatan yang baru, di samping itu, juga sebagai bukti atas kontrak kerja selama satu tahun yang telah dilaksanakan.

Kakankemenag Kab. Cilacap Mughni Labib menegaskan, dengan tertibya SOP dan pembuatan laporan secara sistematis, maka output dan outcome tiap kegiatan bisa diketahui secara tertulis. Untuk mendukung hal tersebut, Kakankemenag akan menyelenggarakan sosialiasi aturan tiap bulan sekali, dengan pembagian waktu tiga kali pembinaan aparatur dan sekali sosialisasi peraturan sebagai pengingat agar segala sesuatu yang dilaksanakan bisa sesuai prosedur tetap. (Budiono)