Kota Mungkid – Aparatur Sipil Negara (ASN) harus mulai membiasakan diri dengan e-office. Aplikasi e-Office merupakan suatu sistem aplikasi tata kelola perkantoran berbasis elektronik, dimana sistem ini menggantikan proses administrasi dan manajemen terdahulu yang berbasis manual.
Melalui e-office, pelayanan tidak lagi dibatasi oleh ruang dan waktu. Sebab, saat ini tuntutan akan pelayanan yang cepat dan berkualitas menjadi kebutuhan semua pihak.
Hal tersebut diungkap oleh Kasubbag Tata Usaha Kantor Kemenag Kab. Magelang, Khoironi Hadi, saat memberikan pengarahan pada kegiatan Sosialisasi Tata Surat Dinas Elektronik (Tasurdin) di Ruang Oproom, Selasa, (8/02/2022). Kegiatan diikuti oleh Kasi dan Penyelenggara, dan ASN pada jajaran Sekretariat.
“Melalui penerapan aplikasi ini, diharapkan pelayanan di PTSP dapat dilakukan sesuai dengan standar pelayanan yang ada. Semua bentuk surat rekomendasi, harapannya bisa terfasilitasi dengan aplikasi yang ada sehingga pelayanan kepada masyarakat dapat meningkat kualitasnya,” kata Khoironi Hadi.
“Regulasi terkait dengan persuratan agar betul-betul dipahami, sehingga melalui aplikasi ini akan menghasilkan produk yang sudah tepat dan betul,” lanjutnya.
Narasumber kegiatan, Soleh Adam Saifudin, menyampaikan bahwa aplikasi e-Office Tasurdin (Tata Surat Dinas) dikembangkan oleh Kanwil Kemenag Provinsi Jawa Tengah memanfaatkan fasilitas jaringan internet dapat diakses melalui https://sso.kanwiljateng.app. Saat ini dapat digunakan oleh ASN yang sudah diregistrasi dan mengambil basis data dari SIMPEG Kemenag RI.
“Aplikasi ini dilatarbelakangi oleh banyaknya surat dinas di lingkungan Kemenag yang belum sesuai standar sesuai dengan KMA No 9 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama, juga banyaknya delay surat yang harus ditandatangani oleh Kepala Kantor. Harapannya dapat diatasi dengan aplikasi ini,” jelas Adam.
Sebagai sistem aplikasi yang membantu menjalankan dan mengatur aktivitas dan kinerja tata persuratan, Adam menyampaikan, saat ini Aplikasi Tasurdin baru bisa menangani untuk pembuatan surat biasa.
“Menu yang bisa kita gunakan saat ini baru bisa untuk membuat surat biasa, seperti surat permohonan, undangan, dan sejenisnya. Belum bisa menangani untuk pembuatan surat yang spesifik. Akan tetapi ke depan, sesuai informasi akan diberikan akses untuk pembuatan Laporan Catatan Kinerja Harian (LCKH)” tambahnya.
Adam menjelaskan bahwa dalam aplikasi Tasurdin, seorang Staf membuat surat kemudian dikirim ke Inbox Kasi atau Penyelenggara. Kasi atau Penyelenggara dapat memberikan catatan apakah surat tersebut akan direvisi, disetujui, atau ditolak. Setelah disetujui, maka akan masuk ke Inbox Kepala Subbag Tata Usaha untuk dilakukan persetujuan. Jika surat sudah disetujui, akan masuk ke Inbox Kepala. Surat yang sudah disetujui oleh Kepala, dapat dicek oleh Staf kemudian dicetak atau dikirim secara elektronik kepada yang dituju.
Meskipun masih dijumpai beberapa kendala dalam aplikasi tersebut, Adam menyampaikan agar semua ASN yang mengikuti sosialisasi dapat menularkan kepada ASN lain dalam ruangannya. Dengan harapan, apa yang menjadi keinginan implementasi e-office dapat berjalan dengan baik sesuai harapan Kanwil Kemenag Prov. Jateng.(m45k/Sua)
