Semarang – Dinamika perkembangan peraturan dan teknologi informasi mengharuskan Kementerian Agama perlu menyempurnakan tata persuratan dinas, Disamping juga belum terpadunya penyelenggaraan tata naskah dinas pada Kemenag. Hal inilah yang melatarbelakangi munculnya Keputusan Menteri Agama (KMA) Nomor 9 tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama.
Hal tersebut diungkapkan Sofia Nur Kasubbag Umum Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Tengah ketika memberikan materi pada Rapat Koordinasi Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan yang diselenggarakan oleh Subbag Tata Usaha Kemenag Kota Semarang. Kegiatan yang berlangsung di ruang rapat kantor setempat, Selasa (4/04) diikuti oleh perwakilan satker Kemenag, KUA dan madrasah negeri se-Kota Semarang.
Dikatakan Sofia Nur, “Tujuan dan sasaran surat dinas adalah menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dan menjadikan rujukan atau acuan bagi satuan kerja dalam pembuatan dan pengelolaan tata naskah dinas pada unit kerja Kementerian Agama.”
Sofia Nur menambahkan, penggunaan bahasa di dalam naskah dinas harus jelas dan tepat. Kalimat yang digunakan harus dapat menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. “Untuk itu, perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar,” kata Kasubbag Umum.
Pada kesempatan tersebut, dijelaskan berbagai hal antara lain tentang jenis surat dan naskah dinas, penggunaan bahasa baku dan kaidah bahasa dalam surat dinas. Peserta juga mendapat materi terkait tata dan alur surat, penomoran surat, penggunaan huruf, kertas, cap dinas, logo, kop surat, serta bentuk dan format tulisan. Disinggung juga tata kearsipan dan cara pengolahan surat dinas.
Peserta terlihat antusias dalam mengikuti kegiatan terbukti dari banyaknya pertanyaan yang ditujukan kepada narasumber. Antara lain terkait format surat dinas yang berbeda di masing-masing instansi, batasan berlakunya surat, pembubuhan paraf, kewenangan penandatanganan surat dinas, dan penggunaan nama madrasah negeri.
Sementara Cholidah Hanum selaku moderator dan juga Pejabat Pembuat Komitmen Satker Sekjen Kemenag Kota Semarang dalam closing statementnya mengatakan bahwa, peserta pada kegiatan ini telah menerima buku pedoman Tata Naskah Dinas pada Kemenag yang bisa dijadikan panduan dan acuan dalam melaksanakan kinerja terkait tata surat dinas. “Kami menerima buku dari Kanwil Kemenag Jateng hanya 5 buah, padahal satker dan unit kerja Kemenag Kota Semarang sangat banyak. Karenanya kami berupaya dengan merevisi anggaran yang ada, sehingga peserta dapat diberikan buku pedoman masing – masing 1 (satu) buah tiap perwakilan KUA, madrasah negeri dan satker internal Kemenag,” kata Hanum.
“Hanya saja, kami mohon maaf karena peserta tidak mendapatkan makan siang, karena bagi kami buku sebagai sumber ilmu lebih penting maknanya daripada sekedar makan siang,” pungkas Hanum berseloroh sambil menutup acara.(ch/gt)
